Afspraken en normen & waarden voor leden (en ouders van leden)
Voorzitter
De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen van het bestuur. Tevens zit het de algemene ledenvergadering voor. Hij heeft ten allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. Relevante bestuurszaken worden door hem medeondertekend. De voorzitter representeert de vereniging naar buiten toe bij officiële aangelegenheden, zoals congressen/vergaderingen van de KNHB.
De voorzitter brengt tijdens de algemene ledenvergadering in het najaar verslag uit van het afgelopen boekjaar. Bij ontstentenis van de voorzitter worden diens taken overgenomen door de vice-voorzitter.
Penningmeester
De penningmeester zorgt voor het innen en beheren van alle gelden van de vereniging en legt daarover rekening en verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. Hij/zij stelt zich aansprakelijk voor de onder hem/haar berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. Nadat de rekening en verantwoording in orde bevonden is door de kascontrolecommissie, de secretaris en de voorzitter, wordt deze aan de algemene ledenvergadering voorgelegd;
indien de algemene ledenvergadering deze goedkeurt wordt de penningmeester décharge verleend. Tussentijds aftreden van de penningmeester is slechts mogelijk nadat de boeken door de kascontrolecommissie zijn goedgekeurd. De penningmeester treedt zo vaak als hij/zij dat nodig acht in overleg met de coördinator sponsoring. Hij/zij maakt nadere afspraken met de barcoördinator omtrent de wijze waarop de (financiële) administratie van de bar moet worden gevoerd.
Hij/zij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie en geeft mutaties z.s.m. door aan het bestuur, het wedstrijdsecretariaat en de minifunctionaris. De penningmeester zorgt voor aanmelding van de leden bij de KNHB
Secretaris
De secretaris draagt zorg voor de agenda en de verslaglegging van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. De concept-notulen van bestuursvergaderingen dienen binnen twee weken na de vergadering aan alle bestuursleden te zijn toegezonden; die van algemene ledenvergaderingen worden gepubliceerd in het eerstvolgende ZHC-bulletin.
Hij/zij voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, m.u.v. van briefwisseling over zaken die uit hun aard door, of mede door, de voorzitter worden gevoerd. Tevens verstrekt hij/zij voor aanvang van de competitie(helft) kopieën van de ledenlijsten aan penningmeester, wedstrijdsecretaris en minifunctionaris.
De secretaris zorgt voor het op orde houden van het verenigingsarchief.
Wedstrijdsecretaris
De wedstrijdsecretaris heeft tot taak de leden/coaches tijdig te berichten inzake de door hen te spelen wedstrijden.
Hij/zij ziet erop toe dat de teams op een evenwichtige wijze worden ingedeeld voor de competitie. Hij/zij draagt tevens zelfstandig (voor de D en E teams na overleg met de minifunctionaris) zorg voor de samenstelling van de teams. De leeftijd van de leden is in beginsel bepalend voor de indeling in een bepaald team. Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken wanneer blijkt dat er te weinig spelers/speelsters zijn om een team verantwoord aan een competitie(helft) te laten beginnen.
Voor aanvang van de competitie(helft) geeft de wedstrijdsecretaris de conceptsamenstelling van de teams door aan de coaches en spelers. Wanneer coaches of spelers deze samenstelling wensen aan te vechten, dienen zij rechtstreeks contact op te nemen met de wedstrijdsecretaris. Wordt dan het discussiepunt niet op gelost, dan dient de coach of speler het bestuur in kennis te stellen van het geschil. Het bestuur zal dan een bindende beslissing nemen.
De wedstrijdsecretaris woont het tweejaarlijks coaches-overleg bij.
Scheidsrechterssecretaris
De scheidsrechterssecretaris draagt zorg voor de leiding over wedstrijden en toernooien van de vereniging en voor de bevordering en de coördinatie van de opleiding van (jeugd)scheidsrechters.
Hij/zij kan daarbij een beroep doen op alle zelf hockeyende leden van de vereniging. Deze zijn verplicht minimaal twee maal per competitiejaar een scheidsrechtersbeurt voor hun rekening te nemen. Het staat de leden vrij deze verplichte beurt - al dan niet tegen betaling - over te dragen aan een ander lid van de club.
Hij/zij ziet erop toe dat alle leden vanaf de C-jeugd hun scheidsrechterscertificaat halen, waardoor de kwaliteit van hun optreden als scheidsrechter beter kan worden gegarandeerd.
De scheidsrechterssecretaris onderhoudt tijdig contact met de leden i.v.m. hun al dan niet beschikbaarheid op bepaalde dagen voor de scheidsrechtersbeurten. Hij/zij ziet erop toe dat de scheidsrechtersbeurten tijdig (ook) in het ZHC-bulletin worden aangekondigd.
Materialenmanager
De materialenmanager is belast met het beheren van de materialen van de vereniging. Hij houdt aantekening van de omvang en de kwaliteit van deze materialen. Wensen van teams inzake vervanging van materialen worden bij hem/haar kenbaar gemaakt. Voor aanvang van de competitie(helft) informeert de materialensecretaris zelf bij de coaches naar de toestand van de materialen.
Binnen het door de ledenvergadering jaarlijks te fiatteren budget kan hij/zij zelfstandig tot aanschaf/reparatie van de materialen overgaan. Bij (naderende) overschrijding van dit budget die hij toestemming van het bestuur te verkrijgen, alvorens tot nieuwe aanschaf reparatie te kunnen overgaan.
Tijdens de algemene ledenvergadering doet de materialenmanager verslag van de (toestand) van de onder hem gestelde materialen.
Accommodatiemanager
De accommodatiesecretaris houdt nauwlettend de staat van onderhoud alsmede de bespeelbaarheid van het speelveld in de gaten. Hij/zij beslist of de staat van het veld aanleiding geeft een wedstrijd af te gelasten. Bovendien draagt zorg voor de reparaties/vervangingen binnen het clubhuis. Voor zover het vervullen van deze taken overleg met de gemeente vraagt, onderhoudt hij - eventueel in overleg met de voorzitter - dat contact met de gemeente. Hij/zij informeert het bestuur over relevante ontwikkelingen.
Coördinator sponsoring
De coördinator sponsoring is de centrale figuur binnen de club als het gaat om de sponsoring. Contacten van individuele leden met potentiële sponsors worden door de leden bij hem gemeld waarna in onderling overleg wordt bekeken op welke wijze de sponsor het beste de vereniging zou kunnen ondersteunen. In nauw overleg met de penningmeester bespreekt hij twee keer per jaar - of zo vaak hij/zij of de penningmeester dat nodig acht - de stand van zaken en de plannen op het terrein van de sponsoring. Hij/zij informeert de penningmeester over (wan)betalingen.
De contactpersoon coaches houdt minimaal tweejaarlijks een overleg met alle coaches aan de hand van door de coaches aangedragen agendapunten. Hij/zij fungeert als aanspreekpunt voor de coaches.
Contactpersoon trainers
De contactpersoon trainers is belast met het vaststellen van de trainingstijden. Hij/zij voert daartoe voor aanvang van de competitie(helft) overleg met de trainers en legt de gemaakte afspraken duidelijk vast. Hij/zij tracht te bevorderen dat de trainers gebruik maken van de divers trainerscursussen van de KNHB ten einde de kwaliteit van de gegeven trainingen te waarborgen.
Hij/zij zorgt er verder voor dat de aanvang van de trainingen, de trainingstijden, vakanties e.d. tijdig in het ZHC-bulletin worden bekend gemaakt. Hij/zij fungeert als aanspreekpunt voor de coördinator trainers en ziet toe dat de door de trainers gedeclareerde trainingsuren in overeenstemming zijn met de daadwerkelijk gemaakte uren en de afgesproken uur-vergoeding
Bij slechte weersomstandigheden bepaalt de contactpersoon trainers of een training al dan niet doorgang zal vinden. De trainers zijn niet bevoegd zelfstandig een trainingen af te gelasten maar doen dit pas na instemming van de contactpersoon trainers. Indien hij/zij niet bereikbaar komt deze beslissing toe aan de voorzitter resp. secretaris.
Barcoördinator
De barcoördinator is belast met de inkoop t.b.v. de bar. Hij/zij zorgt voor een rooster waarin de bardiensten van de leden staan vermeld. I.v.m. dit rooster treedt hij/ zij in overleg met de (ouders van de) leden. Uitgangspunt is dat de bardienst van de ouders wordt gekoppeld aan de thuiswedstrijd van de zoon of dochter. Hij/zij streeft ernaar dat de bardiensten op een evenredige wijze aan de (ouders van de) leden worden toebedeeld. Coaches zijn van bardiensten vrijgesteld, evenals bestuursleden. De coördinator ziet erop toe dat de bar-inkomsten aan het eind van de dag aan hem/haar worden afgedragen met verantwoording via een kassa-uitdraai. Omtrent de administratie van de inkoop t.b.v. de bar, de inkomsten en het afstorten daarvan, voert hij/zij maandelijks overleg met de penningmeester. In onderling overleg met de penningmeester kunnen nadere instructies in verband met de bardiensten worden uitgewerkt.
Activiteitencommissie
De activiteitencommissie onderneemt in samenspraak met de jeugdcommissie en de sponsorcoördinator initiatieven tot acties die ertoe bijdragen dat de verenigingskas wordt gespekt. De concept-plannen hiertoe worden jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. De verdere concrete invulling van goedgekeurde plannen vindt in nauw overleg met het bestuur plaats.
De opbrengsten van deze acties komen voor de helft ten goede aan de specifieke behoeften van de jeugd. De andere helft wordt toegevoegd aan de algemene middelen.
Coaches
De coaches dragen zorg voor een goede organisatie binnen het team en stimuleren de spelers/speelsters bij het beoefenen van de hockeysport. Zij coördineren zaken binnen de teams. Zo stellen zij bijv. in overleg een vervoerschema op. Problemen worden door hen z.s.m. doorgegeven aan de contactpersoon coaches.
Zij vervullen een voorbeeldfunctie naar de spelers/speelsters en onthouden zich van commentaar op de tegenstander of wedstrijdleiding. Eventuele opmerkingen op de leiding of het gedrag van de tegenstander worden slechts via de daartoe bestemde wedstrijdformulieren kenbaar gemaakt. Zo nodig stellen zij de contactpersoon coaches resp. het bestuur van ernstige incidenten in kennis.